各室、所、队、中心： 

　　现将《沙县公安局公文处理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。 

　　  

　　  

　　  

　　                                       沙县公安局 

　　                                    2018年12月5日 

　　  

　　  

　　沙县公安局公文处理办法 

　　  

　　第一章           总  则 

　　  

　　第一条  为推进县局机关公文处理工作的制度化、规范化、科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）以及《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准和《福建省公安厅公文处理办法》（闽公综〔2015〕345号）有关公文处理工作的规定，结合市局公文（含传真、电报，下同）处理工作实际，制定本办法。 

　　第二条  县公安局公文是本局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行警务活动的重要工具。 

　　第三条  公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 

　　第四条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 

　　第五条  县局公文处理工作应当遵循以下基本要求： 

　　（一）凡国家法律法规和党内法规已作出明确规定的，一律不再制发文件；现行文件规定仍然适用的，不再重复发文；没有实质内容、可发可不发的文件，一律不发。 

　　（二）必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家秘密和警务工作秘密的安全。 

　　（三）严格控制文件规格，能以信函格式印发的，不以文件形式印发；能通过本业务系统发文解决的事项，不以公安局（党委）或者公安局办公室名义印发。 

　　（四）切实减少发文数量，凡是能通过电话、传真、三明公安信息网解决问题的，不印发文件；非密公文除送省公安厅、局领导、外地市公安机关和公安机关以外单位外，一律通过福建警务办公系统（以下简称OA系统）传发。上级下发的文件，已公开发布的公文，不再发文转发；未公开发布的，但要求明确具体的，直接翻印下发，不予转发。 

　　（五）文风清新简练，反对空话套话，力戒形式主义，突出思想性、针对性和可操作性。 

　　  

　　第二章  公文种类 

　　  

　　第七条  县局的公文种类主要有： 

　　（一）决定。适用于对重要事项或重大行动作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 

　　（二）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施，授予、晋升或者取消公安民警警衔，授予功勋荣誉章、荣誉称号，嘉奖有关单位及人员。 

　　（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 

　　（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 

　　（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项；批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；任免人员。 

　　（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 

　　（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 

　　（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 

　　（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。 

　　（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。要求有关单位知道或执行事项。 

　　（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 

　　  

　　第三章  公文格式 

　　第八条  公文格式，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、翻印说明、分隔线、页码、二维条码等组成。 

　　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文（包括绝密、机密、秘密）应当标注份号。 

　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 

　　涉及警务工作秘密的内部公文应当在公文版头部分左上角标注“内部”字样。 

　　（三）紧急程度。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急” “加急”，电报应当分别标注“特提” “特急” “加急” “平急”。 

　　（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，并将主办机关排列在前，也可以单独用主办机关名称。 

　　县局党委发文机关标志为“中共沙县公安局委员会”。县局发文机关标志由“沙县公安局”加“文件”二字组成。如需同时标注联署发文机关名称，“文件”二字置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群顺序排列。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。 

　　（六）签发人。上行文（请示、报告、意见）应当标注签发人姓名。如联合发文可有多个签发人。 

　　（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题文字应力求扼要简短，在转发上级公文时，不宜重复出现“关于”、“通知”，可以用“贯彻”转接。 

　　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。 

　　（十）附件说明。公文如有附件，应当在正文之后注明附件顺序号和名称。 

　　（十一）发文机关署名和印章。署名可署发文机关全称或者规范化简称。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。有特定发文机关标志的电报可以不加盖印章。 

　　（十二）成文日期。以会议通过或者发文机关负责人签发的日期为准。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。电报以发出日期为准。 

　　（十三）附注。公文如有附注，应当标注在成文日期下一行位置，主要用于标注印发传达范围、联系方式等需要说明的事项。在上行文请示件中应当附注具体联系人和联系电话。 

　　（十四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。 

　　（十五）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 

　　（十六）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。 

　　（十七）翻印说明。翻印的文件，在印发机关和印发日期下方标注翻印机关和翻印日期，翻印日期后加“翻印”二字，格式与印发机关和印发日期相同。 

　　（十八）页码。公文页数顺序号。 

　　第九条  发文字号，包括机关公文代字、年度和发文顺序号。几个机关联合行文，一般只标明主办机关发文字号。以市局党委名义发出的公文可以使用沙公委、中共沙县公安局委员会会议纪要等发文字号；以县局名义发出的公文可以使用沙公发、沙公综、沙公文、沙公令、沙公函、沙县公安局会议纪要、沙公信、沙公传发、沙公密发等发文字号。 

　　（一）党内文件 

　　1．沙公委。文种一般用决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函等。分上行文、平行文和下行文格式。 

　　上行文格式适用于：县局党委向县委、市公安局党委和县委组织部、政法委等县委有关部门的报告、请示、意见（就重要问题提出见解、处理办法和意见建议）。 

　　平行文格式适用于：县局党委与其他县直部门党委或者地方党委发函商洽工作、询问或者答复问题，向无隶属关系的有关部门发函请求批准事项。 

　　下行文格式适用于：县局党委向各所、队、室、中心下发的重要工作部署、决定、意见、通知、通报、批复以及重要会议文件；县局党委与其他部门党委会签的重要文件；市局党委决定的党内职务任免事项。 

　　2．中共沙县公安局委员会会议纪要。适用于记载县局党委会主要情况和议定事项。 

　　（二）沙县公安局文件 

　　1．沙公发。适用于全县公安工作规划、重大工作决定、意见等事关全局性文件；县委、县政府、公安部、省公安厅、市公安局领导重要讲话和其它重要会议文件等。 

　　2．沙公综（沙公文）。以县局名义发出的公文，除发文字号编“沙公发”外，其它非密公文编“沙公综”，涉密公文编“沙公文”，文种一般用决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复等。分上行文格式和下行文格式。 

　　上行文格式适用于：县局向市公安局和县委、县人大、县政府、县政协、县纪委、县委政法委、县委办公室等县委有关部门报告、请示有关事项或就有关问题提出见解、处理办法和意见建议。 

　　下行文格式适用于：县局下发的工作通知、通报、对下级公安机关请示问题的批复；县局与其他部门会签的文件；县局决定的有关人员行政职务任免事项；以县局名义发布的通告等。 

　　3．沙公令。沙县公安局命令。主要适用于宣布施行重大强制措施，嘉奖有关单位和个人。 

　　4．沙公函。适用于县局与县直部门、市公安局局属单位或者地方党委、政府和其他县市区公安机关商洽工作、询问或者答复问题，请求批准和答复审批事项；要求有关单位知道或执行事项。 

　　县局答复县人大代表、县政协委员建议、提案，适用信函格式，使用“沙公议案字”发文字号。 

　　5．沙县公安局会议纪要。适用于记载局长办公会议、专题会议主要情况和议定事项。 

　　6．沙公信。适用于县局部署信访工作；县局向信访件交办部门进行反馈、答复等。 

　　7．沙公传发。沙县公安局内部传真电报。适用于通过OA系统发出的内容单一、无需抄送市公安局、县委、县政府等外单位的通报、通知等非密公文。使用内部传真电报发出的公文，不得重复再用文件下发。 

　　  

　　第四章  行文规则 

　　  

　　第十条  行文规则 

　　（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。 

　　（二）向上级机关行文，应当遵循以下规则： 

　　1．原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 

　　2．应当根据隶属关系和职权范围行文，属于党委职权范围的工作，以县局党委名义报县委；属于政府职权范围的工作，以县局名义报市政府。报送县委、县政府、市公安局的公文，内容属县委主办的，主送机关写“市委、市政府”，抄送市公安局；内容属县政府主办的，主送机关写“县政府并报市委”，抄送市公安局；内容属市公安局主办的，主送机关写“市公安局”，抄送县委、县政府。必须经由局长或主持工作的局领导签发。 

　　3．下级机关的请示事项，如需以县局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。 

　　4．请示应当一文一事。一般只写一个主送单位，需要同时送其他机关应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 

　　“报告”不得夹带“请示”事项，可以同时抄送相关部门和下级机关。报告中凡需上级机关解决的问题、批准的事项应另行文上报，可在报告中加注“上述事项另行专题请示”等字样。对重要问题提出见解和处理办法或请求批转的公文，应当用“意见”。 

　　5．除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以县局的名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 

　　（三）向平级、下级机关行文，应当遵循以下规则： 

　　1．本局除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不向局属各单位正式行文。 

　　2．主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送县委、县政府、市公安局。 

　　3．涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，将责令其纠正或者撤销。 

　　  

　　第五章  公文拟制 

　　  

　　第十一条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 

　　第十二条  公文起草应当做到： 

　　（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。 

　　（二）一切从实际出发，分析问题、反映情况实事求是，所提政策措施和办法切实可行。 

　　（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，条理清楚，字词规范，标点符号正确，篇幅力求简短。普发类文件、研究报告一般不超过5000字，请示报告不超过3000字，督查专报不超过2000字。 

　　（四）文种正确，格式规范。人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号；日期应当写明具体的年、月、日。 

　　（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 

　　（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。局属各单位对县局领导交办的公文应当认真收集资料，主动与有关部门协商，使公文符合起草要求；如协商不能取得一致意见，可列出各方数据报告县局领导。 

　　（七）局属各单位在起草公文时，应当按照有关政务公开或者政府信息公开的规定，明确公文的公开属性。 

　　（八）县局分管领导或警种负责人应当主持、指导重要公文起草工作。 

　　（九）必须认真填写公文处理单，明确缓急、份数、密级（定密依据《公安工作国家秘密范围的规定》即“公通字〔2008〕33号”文件和来文密级确定）、公开属性（根据《中华人民共和国政府信息公开条例》和《福建省公安厅政府信息公开工作规定》）、主送、抄送单位等，以便逐级审核。 

　　第十三条  公文审核的重点： 

　　（一）是否需要行文，行文理由是否充分，行文依据是否准确。 

　　（二）是否符合行文规则，涉及其他职能部门或者局属其他单位职责的事项是否已经过充分协商并达成一致意见。 

　　（三）是否与现行国家法律法规和部门规章相符，是否与党的路线方针政策保持一致；是否完整准确体现发文机关意图；提出新的政策措施和办法是否切实可行。 

　　（四）是否与现行公文相衔接，改变过去的规定或者提出新的要求是否已经协商一致。 

　　（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 

　　（六）公文处理单要素填写是否完整、准确。 

　　（七）其他内容是否符合公文起草的有关要求。 

　　第十四条  局属各单位以县局名义撰写的公文，必须经过单位负责审核后，送县局指挥中心审核，再呈报县局领导审批签发。其中，涉及法律、政策问题或以县局名义出台的规范性文件，应先送法制大队审核；涉及公安队伍建设和人事工作的政策性问题、表扬或者批评，应先送政工室审核；涉及公安经费、装备的政策性内容的，应先送警保室审核，然后送指挥中心审核。审核人员必须签名和注明日期。 

　　第十五条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。 

　　第十六条  公文应当经本机关负责人审批签发。 

　　以县局党委名义发文，由局党委书记或授权的副书记审核签发；以县局名义发文，由局长或者分管局领导签发，其中向县委、县政府、市公安局报送的请示、报告、意见等上行文和重要事项的公文，由局长签发，特殊情况由局长授权局领导签发。 

　　签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和签发时间。其他审核人圈阅，应视为同意。 

　　联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。 

　　第十七条  起草涉密公文应严格按照保密规定在涉密计算机上起草，并按拟定的密级先行采取保密措施。 

　　第十八条  凡是可公开发布的公文，应按规定在县公安局政府门户网站等媒体上发布。规范性政策文件，必须同步进行政策解读，同起草、同审批、同发布。 

　　  

　　第六章  公文办理 

　　  

　　第十九条  公文办理包括收文办理和发文办理。 

　　第二十条  收文办理。指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、批办、承办、传阅、催办、答复等程序。 

　　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。 

　　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。 

　　（三）初审。收发人员对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。 

　　（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。其中发给市局的批办性公文由县局办公室逐件填写《沙县公安局文件批阅单》，提出拟办意见，报局领导阅批后，由指挥中心登记并交相关单位办理，县局各单位对交办的公文应当及时办理，不得推诿扯皮，贻误办文时效，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。 

　　（五）传阅。上级机关和县委、县政府有关部门的重要阅件交由县局指挥中心呈送局党委成员传阅。县局指挥中心根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。 

　　（六）催办。县局各单位承担公文处理职能的，要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办按期办结。紧急公文或者重要公文应当指定专人负责催办、督办。县局指挥中心将定期或不定期对局领导批示的重要公文进行催办督办，并对不按期办结，被动应付的进行退办并视情给予通报。 

　　（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。 

　　（八）电子公文收文办理。福建警务办公系统中的电子公文具有与纸质公文同等的效力，县局指挥中心指定专人至少每个工作日2次登录系统浏览，非工作日根据电话或短信提醒登录系统浏览签收，确保福建警务办公系统中的电子公文得到及时签收、分阅和办理。电子公文收文办理登录、签收、分送、批办、承办、催办、查询等主要程序，通过OA系统办理，并留下完整的办理痕迹。 

　　第二十一条  发文办理。包括复核、登记、印制、核发、用印、传递等程序。非密公文应通过OA系统流转办理。 

　　（一）复核、登记 

　　1．复核。已经由负责人签批的公文，拟稿人在印发前应对公文进行复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。需作实质性修改的，应报原签批人同意。如需要增减印发份数的，应经签发人或指挥中心领导同意。 

　　2．登记。以县局党委、县局名义发出的公文经复核后，及时送指挥中心办理编号、使用印章手续。 

　　（二）印制、核发 

　　1．县局原则上由指挥中心文印室按规定格式印制。急件按要求的时限印制。文印室排出清样后拟稿人应认真校对。公文的印制或誊抄，要求符合规定的格式。字迹清晰，页面整洁美观，便于阅读和办理。 

　　2．用印。凡以县局名义发出的公文，必须经县局领导在文稿上签发用印。印制好的公文用印前，要检查发文机关标志、署名与印章名称是否一致。成文后的公文如需要改动的应报原签发的县局领导批准用印。 

　　3．本局报送县委、县政府、市公安局公文的份数要求：“请示”、“报告”、“意见”件应送6份。 

　　（三）传递 

　　1．本局公文由拟文单位负责分装、封口，标明密级、份号，可以由指挥中心集中传递。发给经过县“两办”发文立户审批的县直单位公文，由县局指挥中心每天到县直机关公文交换站交换。 

　　2．报送县政府、县政府办公室的非密请示性公文，经办人到文印室领取纸质文件时如需报送电子文档，到县局指挥中心领取专用U盘拷贝，通过县政府政务网报送。 

　　  

　　第七章  公文管理 

　　  

　　第二十二条  公文拟稿单位应该承担文稿的首要责任。市局办公室将公文处理工作纳入市局各单位年度工作综合考评。对被上级机关退文、局领导审稿发现和上行文发文审核发现的错情即时纠错通报；对其它错情发现一起、登记一起，每半年统计分析通报，并作为年度综合考评扣分的依据。 

　　第二十三条  公文由各单位承担公文处理职能的下设机构或指定专人统一管理，市局各单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度，充分发挥公文效用。 

　　第二十四条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。 

　　第二十五条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 

　　第二十六条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经市局领导或办公室领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。翻印时，应当注明翻印机关、时间、份数和印发范围。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。 

　　密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。 

　　第二十七条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。 

　　第二十八条  公文的主办单位，应根据《中华人民共和国档案法》、《福建省公安机关归档文件整理操作规程（试行）》、《三明市公安局机关档案管理规定》和《三明市公安机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，及时将公文正本和定稿、有关材料立卷归档。 

　　不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁秘密公文，应当登记造册，并到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文，销毁清单应立卷归档。 

　　第二十九条  公文立卷归档的范围： 

　　（一）上级机关下发的需市局机关贯彻执行的涉密公文、会议材料、领导讲话。 

　　（二）市局机关制发（包括福建警务办公系统发布）的具有保存、参考价值的公文、会议材料、领导讲话及电子公文等。 

　　（三）同级机关和非隶属机关制发的、对市局机关工作有参考、利用价值的公文。 

　　第三十条  市局机关各单位负责文秘的综合部门或指定人员，必须按照档案管理规定对办结的公文自行分类、整理、立件，每季度末向市局办公室档案管理员移交一次档案，任何单位或个人都不得据为己有或拒绝归档。 

　　第三十一条  三明公安信息网和警务办公系统上发布的电子公文，需要归档的，由办文单位根据公文流转程序，填写公文处理单，在纸质文稿上逐级履行审批手续，印制成纸质公文用印，并按照档案管理规定的要求进行收集、整理和归档。 

　　第三十二条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。 

　　工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 

　　第三十三条  新设立的单位应当向市局办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位。机关合并或者撤销时，相应进行调整。 

　　  

　　第八章  附  则 

　　第三十四条  本办法所称公文含电子公文。 

　　第三十五条  法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。 

　　第三十六条  市局各单位以部门名义制发的公文，参照本办法执行。 

　　市消防支队管理的公文种类，以市公安局名义发文的，应按本办法执行。 

　　第三十七条  本办法由市局办公室负责解释。 

　　第三十八条  本办法自2016年1月1日起施行，2012年11月27日印发的《三明市公安局公文处理实施细则（试行）》、《三明市公安局公文格式细则》同时废止。